Comment comptabiliser un abonnement logiciel

Dans l’ère du digital, l’entreprise compte plusieurs dépenses liées à ses tâches informatisées dont l’achat ou la location de logiciels.

Quel que soit son secteur d’activité, une entreprise en activité gère son parc informatique notamment via l’acquisition d’applications informatisées adaptées à ses besoins. L’utilisation de ces solutions de logiciels, nécessaires au fonctionnement des différents départements de l’entreprise, engendre de nombreuses dépenses en maintenance, en abonnement, en location, en achat ou autres.

Le mode de comptabilisation de ces différentes opérations respecte certaines règles. Noly Compta vous explique comment les enregistrer dans les comptes de l’entreprise.

• Que veut dire une licence d’exploitation ?
• Comment comptabiliser ce droit d’utilisation, l’abonnement auprès d’un éditeur de logiciel ou encore les dépenses d’entretien ou de maintenance informatiques ?

Votre expert-comptable en ligne vous éclaire sur le sujet à travers cette étude de cas.

Que signifie la comptabilisation d’un abonnement logiciel ?

Qu’il s’agisse d’un logiciel en comptabilité ou autre, l’exploitation de ce type de solutions entraîne des charges périodiques (des charges mensuelles, trimestrielles voire annuelles) telles que l’abonnement logiciel.

Faisant l’objet d’un enregistrement comptable régulier, l’abonnement logiciel entraîne plusieurs mouvements de crédit et de débit au niveau des comptes de la société. L’évolution de ce type de produits et charges est à la fois importante et pas évidente à catégoriser.

Des coûts et des recettes qui donnent suite à des écritures comptables permettant l’examen, la comparaison ainsi que le contrôle de ces flux monétaires.

Sachez que la comptabilisation d’un abonnement logiciel obéit à la règle de facturation périodique et à celle de l’indépendance des différents exercices. D’où la garantie d’un bon pilotage pour le dirigeant d’une entreprise !

Quelle est l’importance d’enregistrer comptablement un logiciel comptable ?

Une des opérations à ne pas négliger par le comptable ou l’expert-comptable d’une entreprise est la comptabilisation des logiciels. Des sommes allouées qui peuvent être importantes que ce soit pour acheter un logiciel ou pour le louer. Des droits d’utilisation ou des licences d’exploitation qui requièrent un suivi comptable rigoureux vu les sommes considérables qu’ils peuvent atteindre.

Les dépenses d’acquisition de logiciels doivent être bien étudiées par les chefs d’entreprises en tenant compte de la nature du besoin professionnel.

En tant que preneur de décision ou dirigeant de société, la comptabilisation de logiciels vous permettra notamment le rapprochement entre la comptabilité générale et celle analytique. Ainsi, vous aurez la garantie d’un résultat très proche de la réalité économique.

Quels sont les comptes comptables à imputer ?

Qu’il s’agisse de charges structurelles ou d’exploitation, l’écriture comptable d’un abonnement logiciel est à imputer sur les comptes suivants :

• Le compte n° 611 intitulé « Sous-traitance générale » ;
• Le compte n° 612 intitulé « Redevances de crédit-bail »  ;
• Le compte n° 613 intitulé « Locations » ;
• Le compte n° 614 intitulé « Charges locatives et de copropriété »  ;
• Le compte n° 615 intitulé « Entretien et réparations »  ;
• Le compte n° 616 intitulé « Primes d’assurances »  ;
• Le compte n° 622 intitulé « Rémunérations d’intermédiaires et honoraires » ;
• Le compte n° 623 intitulé « Publicité, publications, relations publiques »  ;
• Le compte n° 63 intitulé « Impôts, taxes et versements assimilés »  ;
• Le compte n° 651 intitulé « Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires »  ;
• Le compte n° 653 intitulé « Jetons de présence »  ;
• Le compte n° 661 intitulé « Charges d’intérêts » ;
• Le compte n° 68 intitulé « Dotations aux amortissements et aux provisions ».

Quant à l’enregistrement comptable de l’abonnement logiciel en tant que produit, il faut utiliser les comptes suivants :

• Le compte n° 751 intitulé « Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels ; droits et valeurs similaires » ;
• Le compte n° 752 intitulé « Revenus des immeubles non affectés aux activités professionnelles »  ;
• Le compte n° 753 intitulé « Jetons de présence et rémunérations d’administrateurs, gérants, etc. »  ;
• Le compte n° 761 intitulé « Produits des participations » ;
• Le compte n° 762 intitulé « Produits des autres immobilisations financières » ;
• Le compte n° 764 intitulé « Revenus des valeurs mobilières de placement » ;
• Le compte n° 777 intitulé « Quote-part des subventions d’investissement virée au résultat de l’exercice ».

Chaque période possède sa propre écriture comptable pour un abonnement logiciel, pour ce faire, les comptes 4886 et 4887 ont été prévus par le PCG (Plan Comptable Général) pour la régularisation.

Aussi, votre cabinet d’expertise comptable en ligne Noly Compta vous donne plus de détails sur les montants d’abonnement logiciel et les parts de factures à imputer suivant la périodicité (notamment pendant les dates d’inventaire et les clôtures d’exercice).

Comment comptabiliser l’achat d’un logiciel ?

L’acquisition d’un logiciel ou d’une licence d’exploitation de logiciel doit apparaître dans le journal et dans le bilan annuel de l’entreprise. Le logiciel autonome acquis est considéré comme une immobilisation incorporelle.

L’achat d’une licence de logiciel fait l’objet d’un contrat donnant le droit d’utilisation à l’entité acheteuse. Le règlement peut se faire en une seule fois ou sous forme de redevance tout au long du contrat.

La comptabilisation du procédé est très simple quand il s’agit d’un paiement en une seule fois. En revanche, lorsque le paiement est différé, une estimation selon les redevances futures est comptabilisée.

L’enregistrement se fait en débitant le compte n° 205 par logiciels pour la valeur HT du logiciel ainsi que le compte 44562 pour la TVA à récupérer (si la société y a le droit).

Par ailleurs, il faudra créditer le compte 4041 « fournisseurs et achats d’immobilisations » avec la mention « achat de logiciel » (pour les logiciels de moins de 500 € HT, l’entreprise a droit à une faveur fiscale).

Comment comptabiliser la location d’un logiciel ?

Un logiciel en location ou en SaaS (Software as a Service), n’est en aucun cas considéré comme un bien de l’entreprise mais plutôt la propriété de l’éditeur qui l’a développé.

Proposant plutôt l’abonnement au service du logiciel au lieu de l’installation en dur du logiciel, l’abonnement logiciel se comptabilise comme une location classique via le débit du compte n° 613 avec la mention « location de logiciel » (attention, les cautionnements ne sont pas pris en compte puisque l’ensemble des risques ou des problèmes sont supportés par le propriétaire).

Comment comptabiliser les amortissements d’un logiciel ?

Puisque l’achat d’un logiciel est considéré comme un bien imputable en tant qu’immobilisation, cela induit le calcul d’un amortissement en parallèle.

À chaque sortie d’une version nouvelle ou d’un logiciel récent, la solution informatique perd de sa performance, de son taux d’optimisation donc de sa valeur.

L’annuité d’amortissement dans ce cas vient rectifier l’estimation de l’immobilisation. Concrètement, il faudra débiter le compte n° 68111 « dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles » et créditer le compte n° 2805 « amortissements logiciels ». Normalement, la durée d’amortissement correspond à la durée d’exploitation du logiciel.

Notez bien que depuis 2017, les logiciels acquis suivent un mode d’amortissement qui obéit à la règle du droit commun.

Demandez conseil à votre expert-comptable en ligne pour la comptabilisation de votre mise à jour logiciel !