Formation professionnelle : comment financer et organiser la montée en compétences de vos salariés ?

La formation professionnelle représente un levier stratégique pour maintenir la compétitivité de votre entreprise. Face aux mutations technologiques et aux évolutions des métiers, investir dans les compétences de vos collaborateurs devient incontournable. Pourtant, de nombreux dirigeants méconnaissent les dispositifs de financement disponibles et leurs obligations légales en la matière.

Que vous soyez accompagné par un expert comptable en ligne ou que vous gériez votre comptabilité en interne, ce guide vous présente les solutions concrètes pour organiser et financer efficacement la montée en compétences de vos équipes.

Vos obligations légales en matière de formation

Tout employeur est tenu d’assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur employabilité. Cette obligation générale se traduit par des dispositifs encadrés par le Code du travail.

L’entretien professionnel constitue le premier outil obligatoire. Depuis la loi du 24 octobre 2025, il devient « entretien de parcours professionnel » avec un nouveau calendrier : un premier entretien dans l’année suivant l’embauche, puis tous les 4 ans (contre 2 ans auparavant). Un bilan récapitulatif doit être réalisé tous les 8 ans pour vérifier que le salarié a bénéficié de ses entretiens et d’au moins une action de formation non obligatoire.

Les entreprises de 50 salariés et plus s’exposent à une sanction de 3 000 euros par salarié en cas de non-respect de ces obligations. Ce montant est versé sur le CPF du collaborateur concerné. Pour les structures de moins de 50 salariés, l’absence d’entretien peut entraîner des dommages et intérêts en cas de contentieux prud’homal.

Des entretiens spécifiques sont également prévus : dans les 2 mois suivant la visite médicale de mi-carrière (45 ans) et dans les 2 années précédant les 60 ans du salarié pour préparer la fin de carrière.

Le plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences (ex-plan de formation) regroupe l’ensemble des actions de formation décidées par l’employeur pour ses salariés. Il peut inclure des formations obligatoires liées à la sécurité ou à l’exercice d’une fonction, ainsi que des formations visant l’évolution professionnelle.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, ce plan peut être financé en partie par l’OPCO dont dépend l’entreprise. Les plafonds varient selon les branches professionnelles, généralement entre 2 000 et 5 000 euros par an et par entreprise. Au-delà de 50 salariés, les fonds mutualisés ne sont plus accessibles pour le plan de formation interne ; l’entreprise doit financer directement ses actions.

La contribution légale à la formation professionnelle, collectée via la DSN, s’élève à 0,55 % de la masse salariale pour les entreprises de moins de 11 salariés et 1 % au-delà. Cette contribution finance notamment les dispositifs gérés par les OPCO.

Les OPCO : partenaires clés du financement

Les 11 opérateurs de compétences (OPCO) accompagnent les entreprises dans le financement et l’organisation de la formation. Chaque entreprise est rattachée à un OPCO en fonction de sa convention collective ou de son activité principale.

Les OPCO financent intégralement les contrats d’alternance quel que soit l’effectif de l’entreprise. Ils prennent en charge les coûts pédagogiques des contrats d’apprentissage et de professionnalisation selon des niveaux définis par les branches. L’aide à l’apprentissage a été ajustée en 2025 : 5 000 euros pour les entreprises de moins de 250 salariés, 2 000 euros au-delà.

Pour les TPE-PME de moins de 50 salariés, les OPCO proposent également le financement d’actions de formation dans le cadre du plan de développement des compétences. Les thématiques prioritaires en 2025-2026 concernent la transition numérique (IA, cybersécurité), la transition écologique et les compétences managériales.

Depuis janvier 2026, la Pro-A (reconversion ou promotion par alternance) est remplacée par la période de reconversion, permettant aux salariés d’acquérir une nouvelle qualification tout en conservant leur contrat de travail.

Le CPF : un levier à mobiliser avec le salarié

Le compte personnel de formation (CPF) permet à chaque actif d’accumuler des droits à la formation : 500 euros par an (plafonné à 5 000 euros), portés à 800 euros (plafonné à 8 000 euros) pour les salariés peu qualifiés.

Depuis mai 2024, une participation forfaitaire est à la charge du titulaire lors de l’utilisation du CPF. Ce reste à charge s’élève à 103,20 euros en 2026. Toutefois, les salariés bénéficiant d’un cofinancement de leur employeur ou de l’OPCO en sont exonérés.

L’employeur peut abonder le CPF de ses salariés pour cofinancer des formations répondant aux besoins de l’entreprise. Cette approche permet de coconstruire des projets de développement des compétences tout en optimisant le budget formation. Certains OPCO proposent des conventions d’abondement automatique pouvant atteindre 2 500 euros par dossier en complément du solde CPF du salarié.

Les formations éligibles au CPF doivent être certifiantes (inscrites au RNCP ou au Répertoire spécifique) et dispensées par des organismes certifiés Qualiopi.

Organiser efficacement la montée en compétences

Une politique de formation efficace repose sur une méthodologie structurée. Identifiez d’abord les besoins : quelles compétences manquent aujourd’hui ? Lesquelles seront nécessaires demain ? L’entretien de parcours professionnel constitue un moment privilégié pour recueillir les aspirations des collaborateurs.

Établissez ensuite un plan de formation annuel en hiérarchisant les priorités. Distinguez les formations obligatoires (sécurité, habilitations) des formations de développement. Anticipez les délais : certains financements OPCO nécessitent des demandes préalables.

Pour optimiser votre budget, combinez les dispositifs : mobilisez le CPF du salarié avec son accord, sollicitez votre OPCO, explorez les aides régionales. Les formations en situation de travail (AFEST) permettent de réduire les coûts tout en limitant l’impact sur l’activité.

Pensez à valoriser le temps investi. Les heures supplémentaires effectuées pour compenser une absence en formation obéissent à des règles spécifiques qu’il convient de maîtriser.

Le rôle de l’expert-comptable dans votre stratégie formation

Un expert comptable en ligne vous accompagne dans le pilotage de votre politique formation. Chez Noly Compta, nos experts vous aident à identifier votre OPCO de rattachement, à calculer le montant de vos contributions formation et à intégrer les coûts de formation dans votre prévisionnel budgétaire.

Notre solution de comptabilité en ligne facilite également le suivi des dépenses formation et la production des justificatifs nécessaires pour les demandes de financement OPCO. Avec Noly Compta, vous disposez d’une vision claire de vos charges sociales et de votre masse salariale pour optimiser l’allocation de votre budget formation.

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Investir dans la formation de vos salariés, c’est investir dans l’avenir de votre entreprise. Les dispositifs de financement existent et permettent de réduire significativement le coût des actions de formation. Encore faut-il les connaître et les mobiliser au bon moment. N’hésitez pas à solliciter votre OPCO et votre cabinet de comptabilité en ligne pour construire une stratégie formation adaptée à vos enjeux.

Vous souhaitez optimiser votre budget formation et sécuriser vos obligations sociales ? Contactez les experts Noly Compta pour un accompagnement personnalisé.