Comptabiliser mon matériel informatique

Quel que soit son secteur d’activité, un professionnel libéral utilise du matériel informatique au quotidien.

L’ère des nouvelles technologies a rendu indispensable l’usage d’ordinateurs de bureau, de Pc portables, de tablettes, de smartphones, de logiciels… L’exercice d’une activité professionnelle et des tâches réalisées par le personnel d’une entreprise ne peut se faire désormais qu’avec une assistance informatique.

La gestion de stocks, d’une base de données clients, d’appels professionnels ou encore de calendrier de rendez-vous passe par un traitement informatique.

• Comment se fait la comptabilité ou la comptabilisation d’un matériel informatique ?
• Comment enregistrer la location du matériel informatique ?

Noly Compta vous conseille et vous apporte les réponses à toutes vos questions !

Immobilisation du matériel informatique : Acquisition et coût d’achat ?

Un bien informatique est un bien immobilisable, faisant partie du patrimoine professionnel de votre entreprise, d’où l’intégration d’une immobilisation comptable.

Vous êtes un professionnel et vous prévoyez le renouvellement de l’équipement informatique de votre structure ? Nous proposons pour vous la solution comptable la plus rentable !

En effet, l’acquisition d’un ordinateur fixe ou portable comme tout autre matériel informatique constitue une immobilisation au sens comptable. Et pour figurer au niveau de l’actif du bilan, l’équipement doit répondre à quelques critères, à savoir :

• Le bien doit être identifiable
• La durée d’utilisation doit dépasser celle de l’exercice en cours
• L’évaluation du bien doit pouvoir se faire de façon fiable
• Le bien doit être porteur d’avantages économiques et futurs
• L’équipement informatique doit être générateur de ressources pour votre entreprise

Le matériel informatique qui répond à ces critères s’enregistre dans le compte de la classe 21 intitulé « Immobilisations corporelles » ; et plus précisément le débit du compte n° 2183 intitulé « Matériel de bureau et matériel informatique » qui va regrouper l’ensemble de ces dépenses informatiques et immobilisées.

Il faut également débiter le compte n° 44562 intitulé « TVA déductible sur immobilisations » ainsi que le crédit du compte n° 404 intitulé « Fournisseurs d’immobilisations ».

L’achat d’un matériel informatique peut-il être comptabilisé en tant que charge ?

Quand le montant d’achat d’ordinateurs ou d’équipements informatiques ne dépasse pas 500 € Hors Taxes, le CGI (le Code Général des Impôts) autorise l’entreprise à l’enregistrer en tant que charge. Cela permettra la déduction du prix d’achat en une seule fois (via les amortissements) sur le résultat comptable.

Cette pratique est certes tolérée par le CGI, mais il faut quand même faire attention à certaines nuances :

• Quand vous remplacez par exemple l’ensemble d’un parc informatique, c’est l’investissement global qui doit être immobilisé même si la valeur de la dépense pour chaque bien est inférieure au seuil de 500 €
• Dans le cas où chaque équipement informatique est composé de plusieurs éléments tel l’écran et la tour pour un ordinateur de bureau, c’est le prix global qui est pris en compte et non le prix de chaque élément composant un Pc (par rapport au seuil de 500 €)

Pour comptabiliser l’achat d’un matériel informatique en tant que charges, il faut créditer le compte n° 401 intitulé « Fournisseurs » et débiter les comptes n° 6063 « Fournitures d’entretien et de petits équipements » ainsi que celui portant le n° 445661 « TVA déductible sur autres biens et services ».

Le fonctionnement de l’amortissement du matériel informatique

D’une manière générale, on considère qu’un équipement informatique est amortissable sur 3 ans !

Pour le cas des professionnels libéraux, opter pour l’usage d’un amortissement linéaire est plus fréquent. D’où le même montant qui sera déduit chaque année comme charge professionnelle du bénéfice imposable.

Si l’usage du bien est en même temps de caractère professionnel et personnel, les calculs des montants d’amortissements seront effectués au prorata de la part professionnelle.

Les biens informatiques qui sont amortissables selon un mode dégressif sont considérés comme étant des ‘’machines de bureau ‘’ par le Code Général des Impôts. La liste énumérée de ces biens et de l’annuité dégressive d’amortissement correspondante à chaque type d’installations, de matériel ou de machines est détaillée dans l’Article 22 de l’Annexe 2 du CGI.

La location du matériel informatique

L’obsolescence programmée des ordinateurs, des imprimantes et de n’importe quel autre accessoire informatique, pourrait vous amener à changer régulièrement de matériel informatique. Par conséquent Le fait d’en louer peut se présenter comme une alternative intéressante.

En effet, la location s’adapte bien avec tous les types de besoins d’une entreprise. Lorsque votre activité professionnelle requiert un matériel informatique plus performant, quand vous le louez, vous pouvez changer d’équipement quand vous en ressentez le besoin, l’opération sera plus simple et plus pratique qu’un nouvel achat (C’est la location qualifiée d’évolutive).  

Les projets ponctuels pourront aussi en tirer bénéfice, puisque vous pouvez très bien louer du matériel informatique performant sur une courte durée, le temps d’assurer une mission contractuelle temporaire (Cela vous épargne un investissement conséquent et inutile).

Par ailleurs, un bien informatique loué, ne peut être ni immobilisé ni amorti puisqu’il ne fera jamais partie de votre patrimoine professionnel. Les loyers sont bien sûr déductibles du bénéfice imposable. À la fin du contrat de location, vous pourrez opter pour une option d’achat si cela est intéressant !

Si la location s’étale sur une longue période (plusieurs mois ou plusieurs années), calculez bien la rentabilité de votre opération.

Pour résumer, la location du matériel informatique est une solution idéale pour les entreprises dont le secteur d’activité requiert toujours d’être à la pointe de la technologie telles que les sociétés de graphisme, les agences digitales…

Sinon, pour le cas des artisans et des activités plus basiques c’est l’option d’achat des équipements informatiques qui reste la plus rentable.