Tout savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC)

Document comptable informatisé, le « FEC » (fichier des écritures comptables) regroupe la totalité de la comptabilité d’une entreprise.

Ce fichier se doit de respecter certaines normes et suivre certaines règles !

Des prérogatives qui sont fixées par des exigences inhérentes au logiciel officiel de l’administration fiscale.

Entre le contenu du « FEC », les entreprises concernées ? Leurs obligations en vers l’administration fiscale ? Ainsi que les sanctions qui y sont liées ?

Passons en revue avec Noly Compta les éléments comptables essentiels à prendre en compte et les informations que chaque entreprise doit préparer aux autorités compétentes à la fin de chaque exercice !

Que veut dire un « FEC » (fichier des écritures comptables) 

Toute entreprise qui gère sa comptabilité d’une manière dématérialisée doit obligatoirement transmettre à l’administration fiscale un fichier numérique rendant compte de son dernier exercice. C’est le fameux « FEC » (fichier des écritures comptables) !

Depuis l’introduction par l’OCDE en 2005 de la norme «  Standard Audit File for Tax » (SAF-T), toute entreprise membre de  » l’Organisation de Coopération et de Développement Économique  » tenant une comptabilité numérique doit adopter et préparer un « FEC » conformes aux standards demandés.

L’objectif étant de faciliter et d’uniformiser les échanges entre les entreprises et les administrations !

Les bases de calculs de taxes imposées par l’État seront facilitées d’un côté pour les sociétés concernées et de l’autre pour les services de contrôle fiscal.

Un « fichier des écritures comptables » conforme aux normes en vigueur et aux traitements automatisés est obligatoire. 

En général, ceux qui sont tenus de produire ce document informatique normé (le FEC étant un fichier normé) sont des entrepreneurs indépendants qui ne font pas appel à un comptable ; tout simplement parce qu’ils tiennent leur comptabilité d’une façon autonome.

En effet, ces professionnels autonomes se doivent d’utiliser un logiciel pouvant produire un document normé.

L’administration fiscale doit de son côté pouvoir lire ce fichier et le contrôler d’une manière rapide mais également efficace.

Un ‘’ FEC ‘’ doit être inspiré de la norme ‘’ SAF-T ’’ (Standard Audit File for Tax) de l’OCDE et en même temps conforme aux exigences de l’administration fiscale !

Un système automatisé respectant les normes en vigueur = Des écritures comptables conformes aux standards de l’administration fiscale = Un fichier des écritures comptables normé

Que comprend un « FEC » (fichier des écritures comptables) ?

Regroupant l’ensemble des enregistrements comptables d’une entreprise, le « FEC » est un document informatisé contenant les données suivantes :

• Le libellé du journal de toutes les écritures comptables
• Le code du journal
• Les dates de comptabilisation
• Les numéros de chaque écriture comptable basés sur des séquences continues
• Le libellé du compte
• Le numéro du compte utilisé par l’entreprise selon son plan comptable
• Les références de chaque pièce justificative
• Les libellés des comptes auxiliaires même s’ils sont à blanc c’est-à-dire non utilisés
• Les numéros des comptes auxiliaires même à blanc
• Les dates de chaque pièce justificative
• Le montant du crédit
• Le montant du débit
• Le libellé de chaque écriture comptable avec des motifs qui soient littéralement identifiés
• Les dates de validation de chaque écriture comptable
• Le lettrage de chaque écriture comptable même à blanc
• La date de lettrage même à blanc
• Le montant ainsi que l’identifiant de la devise (même à blanc dans le cas du ‘’ non utilisé ‘’)

N.B :

Au niveau du logiciel comptable, si des données ne sont pas remplies, les colonnes doivent absolument être laissées pour vides. Surtout, ne pas les remplir avec des ‘’ 0 ‘’.

Préparez votre ‘’ FEC ‘’ normé et transmettez par courriel le lien vers les documents du BOFiP via le bouton « Envoi par messagerie » présent sur tous les documents

Qui est dans l’obligation de fournir un FEC ?

Toute entreprise, tenant sa comptabilité d’une façon autonome et dématérialisée, est soumise au ‘’ FEC ‘’ ! Pour ce faire, elle doit utiliser un logiciel comptable conforme afin de pouvoir fournir un fichier normé.

Ce document informatisé doit être fourni à l’administration fiscale pour justifier l’ensemble des enregistrements du dernier exercice.

Le fichier des écritures comptables servira, le cas échéant, lors d’un contrôle fiscal !

Quelles sont les sanctions suite à un contrôle fiscal d’un FEC plein d’irrégularités 

Faites attention aux avis de vérification comptable envoyés par l’administration fiscale !

Il faudra sur le champ envoyer le « FEC » (fichier des écritures comptables), qui doit être préalablement prêt et conforme aux normes.

En cas de non remise ou de transmission d’un FEC erroné, l’entreprise s’expose à des sanctions de milliers d’euros qui sont en même temps cumulables, à savoir :

• 5 000 € d’amende s’il y a lieu de rectification ou le montant est beaucoup plus élevé (Ou une majoration de 10 % des droits à la charge du contribuable)
• L’administration fiscale peut évaluer et réévaluer les bases d’imposition (surtout si les irrégularités détectées viennent suite à un rejet de comptabilité)
• Une amende de 5 000 € est octroyée si suite à un avis de transmission du FEC, un dépassement du délai prévu de 15 jours est notifié par l’administration fiscale

Vous voulez savoir comment faire pour obtenir un fichier d’écriture comptable en pratique ?

En fait, c’est à l’entrepreneur de décider entre des éditeurs comptables fiables ou une prestation d’un expert-comptable ! En effet, de nombreuses solutions professionnelles vont permettre l’établissement de fichiers au format et au contenu conformes aux règles en vigueur.